Een webshop beginnen en de boekhouding bijhouden gaan hand in hand. Je zult dus naast je overwegingen wat je wilt verkopen en welke webshopsoftware je gaat gebruiken, moeten nadenken over de beste manier om je administratie bij te houden. Niet alleen is het voor jezelf natuurlijk handig om op ieder moment inzicht te hebben in de financiële situatie van je webshop, het is in Nederland ook verplicht een ‘deugdelijke’ administratie te voeren. Wat daarmee wordt bedoeld plus meer informatie over de boekhouding van je webshop lees je in dit artikel.
Boekhouden wordt tegenwoordig veelal geassocieerd met stoffige mappen, duffe krijtstreeppakken en saaie reeksen cijfertjes. Wat niet veel mensen weten is dat de wens om transacties vast te leggen de basis heeft gelegd voor het geschreven woord. Rond 3300 voor Christus bedachten een aantal slimme Griekse handelaren een manier om voorraden en handelstransacties schriftelijk vast te leggen. Hierbij werkten ze in eerste instantie met icoontjes maar dit schoot al snel tekort aangezien de behoefte om steeds complexere begrippen op schrift te stellen toenam. Zo evolueerde deze eenvoudige manier van administreren tot het complexe schrift van tegenwoordig.
De eerste vorm van boekhouden was een enkelvoudig systeem. Dit betekent dat er alleen inkomsten en uitgaven werden geregistreerd. Met een dergelijk systeem kun je vrij eenvoudig op ieder moment de verlies- en winstrekening opmaken. Dit geeft echter een beperkt beeld van de financiële positie van een bedrijf. Zoals iedere ondernemer weet kan een bedrijf wel winst maken maar als daar torenhoge schulden tegenover staan kan het bedrijf alsnog failliet gaan. Tevens is het enkelvoudige systeem gevoeliger voor fouten en zijn eventuele fouten lastig op te sporen.
Daarom bedacht men tijdens de Renaissance een nieuw systeem: dubbel boekhouden. Hierbij wordt met behulp van dagboeken en grootboeken iedere transactie twee keer vastgelegd, zowel aan de debet- als aan de creditzijde. Op deze manier worden fouten direct gedetecteerd en zijn de oorzaken snel te achterhalen. Tevens kan op ieder moment de balans, oftewel het totale overzicht van bezittingen en schulden, worden opgemaakt. Daarmee heeft een bedrijf altijd direct inzicht in de financiële positie.
Zoals gezegd geldt in Nederland de administratieplicht en is ieder bedrijf bij de wet verplicht een 'deugdelijke' administratie te voeren. Met ‘deugdelijk’ wordt bedoeld dat op ieder ogenblik het volledige overzicht van bezittingen en schulden kan worden geproduceerd. Zodoende ben je dus eigenlijk verplicht je administratie bij te houden volgens het dubbel boekhouden aangezien je via dat systeem, zoals hierboven uitgelegd, op ieder moment deze posities inzichtelijk kunt maken. Het niet voldoen aan de administratieplicht kan leiden tot grote problemen en flinke boetes. Daarnaast is het geen pretje om op een later tijdstip de gehele administratie alsnog te moeten verwerken.
Als bedrijf dien je ieder kwartaal je aangifte omzetbelasting in (tenzij je daar expliceit van bent vrijgesteld). Daarnaast dien je natuurlijk ieder jaar je aangifte inkomstenbelasting in. Als je geen goede en overzichtelijk boekhouding bijhoudt kan dit een behoorlijk gedoe opleveren. Tevens is het niet ondenkbaar dat je te veel betaalt omdat er fouten in je administratie zijn geslopen. Dit kun je voorkomen door te kiezen voor een goed boekhoudprogramma.
De boekhouding van je webshop kun je op verschillende manieren bijhouden. Zo kun je natuurlijk alles printen en ouderwets alle mutaties in een papieren dagboek inboeken. Dit is natuurlijk bijzonder tijdrovend, erg foutgevoelig en niet meer van deze tijd. Als je handig bent met Microsoft Excel of Calc van OpenOffice kun je ook hierin de boekhouding bijhouden. Dit kan tijdelijk een goede oplossing zijn. Het nadeel is alleen dat er weinig kan worden geautomatiseerd en je heel veel boekingen handmatig zult moeten doen. Dit kost wederom veel tijd die je als beginnende webwinkelier wel beter kunt besteden. Gelukkig zijn er tegenwoordig heel veel verschillende zeer betaalbare boekhoudprogramma’s. Deze programma’s helpen je enorm bij de dagelijkse verwerkingen van de laatste mutaties. Zo kunnen de ontvangen bestellingen en laatste bankafschriften automatisch worden verwerkt. Tevens kunnen facturen worden geüpload. De informatie op de factuur wordt door het systeem gescand en als boeking voorbereid. Vervolgens hoef jij deze alleen nog goed te keuren om de boekingen te voltooien. Makkelijker kan eigenlijk niet.
Je kunt nu 1 jaar lang gratis gebruikmaken van e-Boekhouden. Dit is een zeer gebruiksvriendelijk systeem dat volledig is gekoppeld met je webshop. Na het eerste jaar kun je kiezen voor een pakket (vanaf € 7,95 / maand) dat bij je past.
Geïnteresseerd? Vraag het direct aan >>
