Hoe gaat een import via CSV in zijn werk?
Let op: de CSV-importmodule is alleen beschikbaar binnen het pakket Geavanceerd. Heb je gekozen voor het Basis of Extra pakket dan kun je eenvoudig upgraden naar het Geavanceerd pakket. Ga hiervoor naar onze inlogpagina en log in met je e-mailadres en wachtwoord.
Onder het kopje Pas mijn pakket aan kunt je kiezen voor het Geavanceerd pakket. De importmodule is dan direct geactiveerd. Ook kent het importeren van producten een zeker risico, omdat een aantal handelingen onomkeerbaar zijn. Lees de onderstaande instructies dus aandachtig door en maak nooit overhaast een importopdracht.
Heb je een XML- of Excelbestand die je wil gaan importeren? Converteer deze dan eerst naar CSV (wanneer je Excel gebruikt, kies dan voor opslaan als CSV gescheiden door lijstscheidingsteken).
1. De importacties.
De importmodule is te vinden via het dashboard van je webshop. Kies hier voor Webshop > Geavanceerd > Producten importeren. Hier krijg je vervolgens de keuze uit vier verschillende acties. Belangrijk om te weten is dat voor het matchen van producten tussen de webshop en het CSV-bestand de productcode (SKU-code) wordt gebruikt. Deze moet namelijk altijd uniek zijn binnen de webshop en zal dus nooit in gebruik zijn voor meer dan n specifiek product.
De vier beschikbare acties binnen de importmodule zijn de volgende:
a. Producten toevoegen.
De standaard geselecteerde optie is Producten toevoegen. Bij deze optie worden er alleen producten aan het assortiment toegevoegd. Wanneer nieuwe producten worden toegevoegd wordt er op basis van de productcodes altijd
eerst gecontroleerd of producten in het bestand niet al in de webshop staan. Als dit het
geval is wordt het product geen tweede keer toegevoegd.
b. Producten bijwerken.
Deze optie is bedoeld om al bestaande producten in je webshop bij te werken. Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld nieuwe prijzen of voorraadstanden. Je kunt hier zelf controle over uitoefenen: alleen de in het bestand aanwezige velden worden bijgewerkt. Velden die niet in het bestand aanwezig zijn worden niet bewerkt. Ook worden alleen de producten die een matchende productcode hebben met een product in het CSV-bestand bijgewerkt, de importmodule zal bij deze optie dan ook niets doen met producten die geen match hebben met het gemporteerde bestand.
c. Producten synchroniseren.
Het synchroniseren van producten lijkt sterk op de werking van Producten bijwerken. Alleen is er n cruciaal verschil: alle producten die niet in het CSV-bestand voorkomen zullen worden
verwijderd uit de webshop. Dit geldt voor alle producten, ook diegenen die je zelf handmatig hebt toegevoegd. Na deze importopdracht is de shop precies gelijk aan het bestand. Kies je voor deze actie, zorg er dan ook voor dat de producten die behouden moeten blijven bij de synchronisatie met de juiste productcode in het CSV-bestand staan!
d. Producten verwijderen
Deze optie is bedoeld om snel meerdere producten tegelijk uit de webshop te kunnen verwijderen. Dit gebeurt op basis van de productcode. In het bestand dat je gaat importeren hoef je alleen een kolom te hebben met de te verwijderen productcodes. Wanneer het systeem een match vindt zal het desbetreffende product volledig worden verwijderd, de rest van de producten blijft ongewijzigd.
2. Het CSV-bestand.
Ook het samenstellen van het CSV-bestand zelf vereist zorgvuldigheid. Zorg ervoor dat het bestand alleen de gegevens bevat die daadwerkelijk moeten worden gemporteerd. Gegevens die niet nodig of niet van toepassing zijn kun je beter weglaten, omdat deze het importproces sterk kunnen vertragen. CSV-bestanden die worden aangeleverd door leveranciers en andere aanbieders zijn niet altijd direct compatibel met onze importmodule, wanneer dit het geval is moet je er eerst voor zorgen dat de gegevens die niet (of niet direct) importeerbaar zijn worden gewijzigd of uit het bestand worden verwijderd.
Je kunt een CSV-bestand direct uploaden of inladen vanaf een externe URL. Tijdens het importproces kun je kiezen wat het scheidingsteken is dat jouw CSV-bestand gebruikt. Nieuwere versies van Excel gebruiken de puntkomma, maar er zijn ook softwarepakketten die de komma gebruiken. Deze zijn beiden in de importmodule te gebruiken.
In de eerste rij van van het CSV-bestand komen de kolomtitels te staan die overeenkomen met de velden in de webshop. Een voorbeeld gemaakt in Excel 2016 zie je hieronder:
Tijdens het importproces kun je aangeven welke kolom bij welk veld moet gaan horen. In het overzicht hieronder staan de veldnamen die Shoppagina gebruikt, als je deze in je CSV-bestand als kolomtitel aanhoudt zal het systeem ze automatisch aan het juiste veld koppelen. Ook zijn dit de velden die met de importmodule kunnen worden gevuld. Staat een veld hier niet tussen, dan zul je deze handmatig moeten aanpassen.
- subtitle
De ondertitel van het product. Deze wordt in een zwart blokje over de productfoto getoond en kan gebruikt worden voor opmerkingen als "nu 25% korting" of "momenteel uitverkocht".
- sku
De productcode.
- ean
De dertiencijferige streepjescode van het product.
- mpn
De code waaronder dit product bekend is bij de leverancier.
- weight
Nettogewicht in kilogrammen (exclusief verpakking en toebehoren).
- gross_weight
Brutogewicht in kilogrammen (inclusief verpakking en toebehoren). Dit gewicht kan worden gebruikt om de verzendkosten te berekenen.
- length
Lengte in centimeters.
- width
Breedte in centimeters.
- height
Hoogte in centimeters.
- stock_amount
Voorraadstand.
-images
Links (URL's) naar afbeeldingen. De afbeelding wordt vanaf deze link gedownload en bij het product gepload. Het is belangrijk dat je de productfoto's op een openbaar toegankelijke plek op het internet plaatst, hier kun je een website zoals www.hostfree.nl voor gebruiken. Ook zal het importeren van afbeeldingen alleen werken als je de directe link gebruikt. Zogenaamde URL-shorteners, zoals bit.ly of is.gd, zullen niet werken. Wil je meerdere afbeeldingen plaatsen onder n en hetzelfde product? Dan plaats je de extra URL's in kolommen die je images2, images3 enzovoorts noemt.
-description
De productomschrijving. Hier mag je ook HTML in gebruiken, dit wordt letterlijk overgenomen in de webshop.
- category_path
De categorie waar het product in geplaatst moet worden. Als deze nog niet bestaat wordt deze automatisch aangemaakt. Subcategorien zijn ook mogelijk, dan kun je hier een pad voor gebruiken in de vorm van (hoofdcategorie)/(subcategorie)/(subsubcategorie), bijvoorbeeld Speelgoed/Poppen/Barbie. Laat je dit veld leeg, dan wordt het product automatisch in de categorie Import geplaatst.
- price
De prijs van het product in euro's. In eurocenten kan ook, zorg dan dat je de bedragen bij het koppelen van de data deelt door 100.
- meta_description
De zoekmachineomschrijving voor het product. Bij Google staat deze onder het zoekresultaat.
3. Het aanmaken van de importopdracht.
Wanneer je het CSV-bestand hebt aangemaakt en weet welke importactie je wilt gaan toepassen kun je beginnen met het aanmaken van de importopdracht. Na het kiezen van de importactie en het uploaden van het CSV-bestand (of het invoeren van de URL) controleer je of het scheidingsteken en het insluitteken goed staan ingesteld.
Ook kun je ervoor kiezen om een productafbeelding ook als categorieafbeelding te gebruiken, het systeem stelt dan automatisch de afbeelding van het eerste product in de categorie in als categorieafbeelding:
Hierna vink je aan dat je de risico's accepteert en ga je door naar de volgende stap.
Op de volgende pagina kun je controleren of het systeem je invoer goed herkent. Staan al je gegevens in n regel? Dan heb je waarschijnlijk gekozen voor een verkeerd scheidingsteken. Dit kun je oplossen door deze opdracht te annuleren en vervolgens bij een nieuwe het juiste scheidingsteken in te stellen.
Wanneer alles correct wordt getoond klik je op Volgende om door te gaan naar de veldkoppelingen.
4. Het koppelen van de data.
In deze stap controleer je of de verschillende kolomtitels goed zijn gekoppeld aan de beschikbare velden in de webshop en of de (numerieke) gegevens met de juiste waarde zullen worden toegevoegd. Wanneer je de onder stap 2 genoemde titels hebt gebruikt zullen deze gelijk aan de juiste velden zijn gekoppeld. Zelf kun je hieraan nog extra kolommen met gegevens toewijzen of al toegewezen kolommen wijzigen. Dit kun je doen door de desbetreffende kolomtitel te verslepen. Vervolgens klik je op Opslaan en naar volgende stap.
Vervolgens kun je wanneer nodig de velden met een getal erin nog bijwerken naar de juiste waarde. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als je de prijzen in centen in plaats van euro's hebt ingevoerd, of wanneer de productcodes van de leverancier niet helemaal goed worden opgepakt. Beschikbare bewerkingen zijn hier optellen, aftrekken, vermenigvuldigen en delen. Wanneer alles klopt klik je nogmaals op Opslaan en naar volgende stap.
5. De opdracht uitvoeren.
Je krijgt nog n laatste keer een overzicht van de gegevens te zien die gemporteerd moeten worden, met eventuele waardeaanpassingen waar je in de vorige stap voor hebt gekozen. Zodra je op Importopdracht starten klikt zal de import gaan lopen. Het beste is om je webshop terwijl de import loopt even met rust te laten, het proces kan bij een groot aantal producten makkelijk enkele uren in beslag nemen. Het systeem zal je laten weten wanneer de importopdracht voltooid is.
Tip: de laatste import die je hebt gemaakt kan altijd met een paar klikken ongedaan worden gemaakt. Let wel: zodra je een nieuwe importopdracht start is dit niet langer mogelijk!
